можно сделать на гугл таблицах. Доступ к докуменатм (просмотр, редактирование) осуществляется через аккаунты gmail. В гугл таблицах можно устанавливать события по рассписанию, работать с почтой, календарем, писать свои скрипт, сделать дополнительные кнопки в главном меню