Asistente Administrativo Virtual

Este puesto es responsable de realizar funciones administrativas rutinarias, como redactar correspondencia, programar citas o proporcionar información, organizar y mantener archivos electrónicos. En adición, apoya a la gerencia en gestiones oficiales de la compañía. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Responde teléfonos y proporciona información a las personas que llaman, toma mensajes o transfiere llamadas a personas apropiadas. 2. Crea, mantiene e introduce información en bases de datos. 3. Utiliza equipos para varias aplicaciones, como la administración de bases de datos o el procesamiento de texto. 4. Configura y administra sistemas de archivo electrónicos, registrando información, actualizando documentos o manteniendo documentos, como registros de asistencia, correspondencia u otro material. 5. Opera sistemas de correo electrónico y coordina el flujo de información, internamente o con otras organizaciones. 6. Mantiene la programación, los calendarios de eventos y maneja agendas. 7. Compone, escribe y distribuye notas de reuniones, correspondencia de rutina o informes, como presentaciones o informes de gastos, estadísticos o mensuales. 8. Completa formularios de acuerdo con los procedimientos de la empresa. 9. Revisa el trabajo realizado por otros para comprobar si hay ortografía y gramática correctas, se asegura de que se siguen las directivas de formato de la empresa y recomienda revisiones. 10. Aprende a operar nuevas tecnologías de oficina a medida que se desarrollan e implementan. 11. Realiza funciones de cálculo de nómina, como actualizar la información de cronometraje y procesar y enviar el cálculo de la nómina. 12. Mantiene registros de cobros y desembolsos, y se asegura de que las cuentas están equilibradas. 13. Realiza diligencias oficiales de la compañía, como pagos de documentos, compras y devoluciones. 14. Proporciona otros servicios a la compañía, como la colocación de pedidos o la información de la cuenta. NOTAS: 1. La gerencia puede pedirle que realice otras tareas que se consideran una solicitud razonable. 2. Esta descripción del trabajo es un resumen de las funciones típicas del rol, no es una lista exacta de posibles responsabilidades, tareas y deberes del rol. 3. Esta descripción del trabajo está sujeta a revisión. COMPETENCIAS  Capacidad técnica  Efectividad personal / credibilidad  Minuciosidad  Habilidades de colaboración  Dominio de la comunicación  Flexibilidad  Capacidad para llevar a cabo una serie de instrucciones sin supervisión constante  Profesionalismo y cortesía en todo momento REQUISITOS 1. Grado asociado o bachillerato en Administración de Empresas. 2. Dos años de experiencia administrativa.