Gestor Documental Sharepoint Office365

Se requiere de habilitar una biblioteca de documentos en sharepoint-office365 para que se registren procedimientos, normas, reglas y otros documentos que deben ser clasificados como publicos, privados y definir si su procedencia es interna, legal/normativa, cliente u otro. Esta solución debe ser multiempresa y multi-pais. Objetivos * Desarrollar una plataforma confiable y segura para el Control de la Documentación de la Subgerencia de Mantenimiento. * Abordar la problemática de la gestión de registros en forma integral y escalable de tal forma que la estructura de la plataforma permita abarcar otras áreas de la compañía en etapas posteriores. * Organizar y clasificar la estructura de documentos pensando en un concepto globalizado a nivel compañía, para lograr la eficiencia en la administración de la información. * Facilitar las tareas de publicación y distribución de información a través de los distintos usuarios * Reducir los tiempos de respuesta, para buscar la documentación. * Minimizar la pérdida, duplicidad y reconstrucción de información. * Administrar la información de la organización en un ambiente unificado y con restricción de accesos, de tal manera que el usuario sepa que documentos debe tener en conocimiento acorde a su rol dentro de la compañía. Los documentos del sistema deben tener como mínimo los siguientes atributos: 1. Código 2. Nombre 3. Descripción 4. Versión del Documento (Historial de Versiones) 5. Área del Documento 6. Nivel de Confidencialidad a. Uso Interno b. Confidencial c. Público 7. Tipo del documento a. Manual b. Reglamento c. Procedimiento d. Instructivo e. Formulario f. Checklist g. Plan h. Política i. Estrategia j. Normas k. Minuta 8. A quién está dirigido a. Quién se encuentra dirigido el contenido del documento, específicamente a cargos dentro de la compañía, de tal forma de estructurar la búsqueda y despliegue de la información en la plataforma. 9. Responsable de Estrategia de Implementación a. Si es por ejemplo un procedimiento, debe informar su responsable de la estrategia de implementación, entrada en vigencia u otros 10. Si es o no Mandatorio 11. Estado del Documento a. Activo b. Obsoleto (Eliminado) 12. Fechas de vigencia (Desde, Hasta) 13. Número de revisión 14. Dueño del Documento 15. Documentos Adicionales a. Briefing Sheet: Por cada documento que se cargue al sistema, estos deben venir acompañado de un Briefing Sheet, el cual es un formulario, cuya finalidad es presentar una introducción del documento en cuestión, donde se muestra todo el contenido de los atributos asociados al documento, incluyendo una breve descripción del documento, objetivos y alcances, este formulario será definido durante la etapa de levantamiento de información para el Proyecto. b,Checklist: Orientado a Documentos Tipo Procedimientos, con el objetivo de lograr una auditoria sobre los procedimientos que se carguen dentro del sistema, por cada procedimiento debe además adjuntarse un CHECKLIST, el cual permita lograr evaluar el cumplimiento del procedimiento indicado.